【案例摘要】

○○機關辦理「○○業者申請換發○○執照案」之會議，申請業者依規定期限於將相關資料以公文送至機關供審查，因業者所送審查資料依該機關慣例，係屬一般公文，故承辦人於整理後即於會前將該案資料掃描以電子郵件寄送予與會人員。惟於開會前一天，外界即已知悉業者送件內容，並引發議論。經瞭解本審查資料未以密件方式處理，且會議前相關資料以電子郵件傳送與會人員，知悉者眾，致使資料是否外洩及由何人所為尚難以論斷。

【溫馨提醒】

為避免類似情事，對於應秘密之文書、或公開(洩漏)恐造成業務上推展之妨礙或困難之資料，除於會議簽到表及資料上註記保密警語外，承辦單位亦應於會議中提醒與會人員，會議資料及內容不得任意發表或提供外界，並會後回收會議資料。

【問題分析】

對於社會矚目之相關會議或公務文書，因未能建立應秘密文書之資訊維護的正確保密觀念，而衍生過失或擅將相關訊息提供予外界，引發爭議。

(二)應秘密文書之會議資料未註記密等或保密警語，以致相關文書處理流程未提高警覺，致生洩密情事。

會議資料未予管制分發及會後收回，致他人有機會探悉、取得。

【策進作為】

(一)是否應以密件承辦，宜依法規綜合考量：依文書處理手冊第49 點、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法律或法律具體明確授權之法規命令有保密義務者」等規定，亦即如公務員持有或保管之資訊，依法規有保密義務者應以密件處理。是以對於當事人所陳送之資料，如認依法規（如個人資料保護法、工商秘密、本會應保密事項規定等）有保密必要，自應為不同之處理。

(二)對於限閱資料之提供對象，宜審慎考量：政府資訊公開法第18 條「政府資訊屬於下列各款情形之一者，應限制公開或不予提供之：四、政府機關為實施監督、管理、檢（調）查、取締等業務，而取得或製作監督、管理、檢（調）查、取締對象之相關資料，其公開或提供將對實施目的造成困難或妨害者。六、公開或提供有侵害個人隱私、職業上秘密或著作權人之公開發表權者。」及「文書處理手冊第 69 點、一般保密事項規定：(一)各機關員工對於本機關文書，除經允許公開者外，應保守機密，不得洩漏。及(七)職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有」等規定，對於限閱資料之提供對象，宜以職務上應知悉或持有者為限。

(三)文書及附件加印可資區別之浮水印等：對於應秘密之文書、或公開(洩漏)恐造成業務上推展之妨礙或困難之資料，亦得於製作附件 PDF 檔時，除頁碼外再加列本會浮水印，將本會收執之資料與外部管道獲得之資料可資區別。

本篇節錄自國家通訊傳播委員會